Tentang Earthworm Foundation dan Yayasan Hutan Tropis
Earthworm Foundation (EF) adalah organisasi nirlaba berorientasi dampak dengan pengalaman 25 tahun dalam menciptakan kondisi agar manusia dan alam dapat berkembang. Kami bermitra dengan pelaku bisnis, masyarakat sipil, komunitas, dan pemerintah untuk mengurangi dampak bahan baku terhadap manusia dan planet.
Para ahli kami di bidang rantai pasok, sosial, dan lingkungan bekerja di lima benua untuk meningkatkan kondisi manusia, hutan, dan tanah yang terdampak oleh produksi kakao, kemasan, minyak sawit, karet, dan komoditas lainnya. Secara global, kami bekerja dengan lebih dari 100 klien dan mitra, berfokus pada penerapan komitmen sumber bertanggung jawab dalam rantai pasok serta mengembangkan solusi praktis untuk tantangan sosial dan lingkungan di berbagai wilayah sumber bahan baku.
Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi situs web kami www.earthworm.org
Yayasan Hutan Tropis didirikan secara sah di Indonesia pada tahun 2005 sebagai Organisasi Nirlaba Nasional (Yayasan). Kami berafiliasi dengan Earthworm Foundation sebagai pelaksana kegiatan di Indonesia. Kantor kami berbasis di Semarang dan Jakarta, dengan jumlah total staf yaitu 81 orang. Area operasional kami di Aceh, Sumatera Utara, Riau, Jawa Barat (Garut) dan Kalimantan Timur.
Latar Belakang
Earthworm Foundation Indonesia / Yayasan Hutan Tropis (EF/YHT) merupakan organisasi nonprofit yang bekerja dengan pendekatan pembangunan sosial, lingkungan, dan multipihak. Pola kerja tim lapangan dalam konteks organisasi nirlaba semacam ini memiliki karakter yang berbeda dibandingkan institusi bisnis atau industri pada umumnya. Proses-proses sosial tidak bergerak secara linier; ia dipengaruhi oleh dinamika masyarakat, perusahaan mitra, pemerintah lokal, dan kondisi sosial-ekologis yang terus berubah. Akibatnya, durasi setiap intervensi tidak dapat dipukul rata, karena keberhasilan lebih ditentukan oleh legitimasi sosial dan kesepakatan bersama. Konteks inilah yang membuat ritme kerja EF/YHT bersifat adaptif, relasional, dan sangat dipengaruhi oleh kesiapan para pihak. Selain bekerja dengan komunitas dan pemangku kepentingan eksternal, tim lapangan dan staf internal EF/YHT juga melakukan banyak pekerjaan konseptual dan teknis yang tidak memiliki pola durasi tetap. Penyusunan konsep, pembuatan dokumen teknis, desain materi, hingga proses koordinasi lintas unit sangat bergantung pada kompleksitas isu yang dihadapi. Pekerjaan-pekerjaan ini bersifat kreatif-intelektual, membutuhkan eksplorasi, konsultasi, dan penyesuaian berulang. Karena sifatnya yang non-rutin dan non-standar, waktu pengerjaan tidak dapat diindustrialisasi atau disamakan antar konteks. Karakteristik pekerjaan seperti ini merupakan bagian natural dari dunia non-profit yang berfokus pada proses pembelajaran, pembangunan relasi, serta keberlanjutan intervensi jangka panjang.
Dalam praktiknya, banyak pula aktivitas kerja yang tidak selalu terlihat dalam deskripsi pekerjaan formal namun sangat menentukan keberhasilan program. Koordinasi informal, komunikasi lintas pemangku kepentingan, diplomasi sosial, pengelolaan hubungan, hingga fase menunggu keputusan para pihak merupakan bagian dari pola kerja organisasi yang bertumpu pada kepercayaan dan kolaborasi. Fenomena ini membuat pekerjaan tidak selalu dapat dikalkulasi secara jam-per-kegiatan seperti pada struktur industri. Pola kerja sektor non-profit selalu mengandung ruang adaptasi yang melekat, karena keberhasilannya bergantung pada faktor-faktor di luar kendali organisasi. Dengan demikian, memahami realitas kerja yang bersifat situasional menjadi penting bagi pengelolaan organisasi yang lebih efektif. Atas dasar itu, EF/YHT memerlukan pemetaan proses (process mapping) dan analisis beban kerja (ABK) yang dirancang khusus untuk konteks organisasi non-profit yang dinamis dan multipihak. Pendekatan ini diharapkan dapat memberikan gambaran utuh tentang alur kerja sebenarnya, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, serta menyelaraskan ekspektasi organisasi dengan realitas pekerjaan lapangan dan internal. Pemetaan ini bukan untuk menyeragamkan cara
bekerja, melainkan untuk memperjelas, memperkuat struktur pendukung, dan memastikan kapasitas tim dikelola secara proporsional. Dengan memahami karakter unik pekerjaan EF/YHT, organisasi dapat merancang struktur, koordinasi, dan strategi implementasi yang lebih tepat, efisien, dan adil.
Ruang Lingkup Pekerjaan
Berikut ini kami cantumkan aspek-aspek utama yang harus disampaikan/dilaksanakan oleh konsultan jangka pendek :
A. Pemetaan Proses Kerja (Process Mapping)
- Mengidentifikasi seluruh aktivitas pekerjaan EF/YHT (field, admin, HRD, finance).
- Memetakan alur kerja aktual internal maupun eksternal EF/YHT).
- Mengidentifikasi proses yang bersifat situasional, adaptif, atau tidak predictable.
- Menggambarkan alur koordinasi internal tim (field, admin, HRD, dan Finance).
- Mengidentifikasi invisible work yang tidak tercatat dalam JD.
- Menyusun diagram alur kerja yang objektif, sederhana, dan mudah dipahami.
B. Analisis Beban Kerja (ABK)
- Mengelompokkan aktivitas berdasarkan kompleksitas, intensitas, dan frekuensi.
- Menggunakan pendekatan beban kerja berbasis kompleksitas, ataupun durasi secara presisi.
- Mengidentifikasi idle struktural dan penyebabnya secara objektif.
- Memetakan pekerjaan yang ad hoc, tak terduga, atau highly variable.
- Mengidentifikasi potensi overload dan underload berdasarkan pola kerja aktual.
C. Analisis Organisasi & Rekomendasi
- Mengidentifikasi risiko proses, tumpang tindih, dan gap peran.
- Memberikan rekomendasi peningkatan efektivitas kerja dan koordinasi.
- Menyelaraskan temuan dengan JD, KPI, dan struktur organisasi.
- Menyediakan opsi-opsi perbaikan dalam bentuk rekomendasi kebijakan internal.
Output yang Diharapkan
- Dokumen Process Mapping per fungsi/unsur semua tim, berisi alur kerja aktual, titik kritis, dan alur koordinasi.
- Daftar lengkap aktivitas pekerjaan (formal, non-formal, ad hoc, invisible work) beserta kategorinya.
- Analisis Beban Kerja (ABK) berbasis kompleksitas, intensitas, durasi, dan dinamikanya.
- Identifikasi idle struktural dan penjelasan konteksnya.
- Analisis tumpang tindih peran, gap proses, dan area tanpa pemilik proses.
- Rekomendasi perbaikan proses, koordinasi, struktur, dan kapasitas tim.
- Dokumen final laporan lengkap yang memuat seluruh temuan, analisis, dan rekomendasi yang praktis dan aplikatif.
Pendekatan dan Metodologi
Konsultan yang terpilih akan melaksanakan hal-hal tersebut di atas melalui kombinasi wawancara individu dan kelompok, serta peninjauan dokumen dan sistem yang relevan di dalam organisasi. Konsultan yang dipilih diharapkan memiliki pengalaman yang terbukti dalam melaksanakan pekerjaan serupa dan mampu memberikan rekomendasi yang praktis dan aplikatif serta terprioritaskan dalam bentuk laporan ringkasan pada akhir penugasan. Kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan secara bilingual, dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, merupakan hal yang esensial.
Kerangka Waktu
Perkiraan Durasi : 1 bulan (4 minggu)
(Perkiraan dimulainya pekerjaan : Minggu ke-2 Desember 2025 ; selesai: Minggu ke-2 Januari 2026)
Hak Kekayaan Intelektual
Setiap informasi, pengetahuan, data, modul, formulir, hasil, dan temuan, serta segala kekayaan intelektual terkait yang dibuat, ditemukan, diciptakan, dihasilkan, atau dikembangkan oleh Konsultan dalam setiap aktivitas atau pekerjaan berdasarkan proposal dan perjanjian ini akan menjadi milik Konsultan. Hasil kerja sebagaimana dijelaskan dalam bagian “Output yang Diharapkan” akan menjadi milik Yayasan Hutan Tropis.
Cara Mengajukan Proposal
Paket proposal :
Pihak yang berminat dipersilahkan untuk mengirimkan proposal teknis dan proposal finansial melalui email ke : k.trisnowati@earthworm.org dan indonesia.recruitment@earthworm.org
selambat-lambatnya Senin, 8 Desember 2025.
Paket proposal harus mencakup :
- Proposal teknis (maks. 10 halaman) yang berisi :
a. Penjelasan mengenai pemahaman teknis Anda terhadap tugas, termasuk metodologi yang diusulkan beserta justifikasi atas desain yang diajukan.
b. Portofolio proyek relevan. - Proposal finansial yang berisi anggaran yang diusulkan untuk layanan konsultan, termasuk seluruh biaya terkait yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, seperti perjalanan, akomodasi, peralatan, material, dan kebutuhan logistik lainnya. Proposal juga harus mencantumkan estimasi alokasi personel dan biaya lain yang berlaku.